Kadry i Płace

Kadry i Płace

To kompletny i zintegrowany system usprawniający codzienną pracę pracowników odpowiedzialnych za kadry i rachubę płac w firmach prywatnych, państwowych, spółdzielniach,  fundacjach i organizacjach non profit. Gwarantuje dowolność w tworzeniu składników płacowych wynagrodzenia. Pozwala na wprowadzanie własnych formuł wyliczania składników płac. Aplikacja może funkcjonować samodzielnie lub w połączeniu z pozostałymi modułami RAKSSQL tworząc jedną całość. Program współpracuje z bankowymi systemami rozliczeniowymi Home Banking, automatycznie generuje dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do urzędów skarbowych i ZUS, w pełni współpracując z najnowszą wersją programu Płatnik.

RAKSSQL to jedyny w Polsce program wyposażony w Serwis Prawa Pracy

Aplikacja jako element całego systemu do zarządzania firmą jest z nim w pełni zintegrowana eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania danych. Przykładowo lista płatnicza wystawiona w module Płace jest natychmiast widoczna dla modułu Finanse czy Księgowość. Z kolei naliczając listę można korzystać z informacji wprowadzonych w innych modułach: potrącić nierozliczone zaliczki, wyliczyć premię od obrotu itp.


Program współpracuje z elektronicznymi systemami rejestracji czasu pracy, z których dane są automatycznie pobierane i przetwarzane.

Moduł wyposażony jest w system zarządzania załącznikami, który daje możliwość dołączania dokumentów w formie elektronicznej. Przykładowo do kartoteki pracownika można podpiąć kopie elektroniczne: świadectwa pracy, oświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe, zaliczki. Dokumenty te można w każdej chwili obejrzeć bez żmudnego przeszukiwania archiwum w segregatorach.

Podstawowe możliwości:

Kartoteka pracowników

  •     kartoteka przechowuje dane osobowe, dane służbowe oraz dane adresowe pracowników,
  •     na potrzeby wyliczeń płacowych przechowywane są informacje o kosztach uzyskania, danych urlopowych, wspólnym opodatkowaniu,
  •     pozwala gromadzić wymaganą prawem dokumentację o pracowniku (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne),
  •     zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych w kartotece znajduje się miejsce na odnotowanie udostępnienia danych pracownika,
  •     umożliwia uzupełnianie danych naliczonych już w poprzednich miesiącach w innych systemach płacowych lub z ewidencji papierowej (bilans otwarcia),
  •     w kartotece znajduje się kalendarz pracownika, w którym odnotowywane są zdarzenia dotyczące nieobecności i obecności pracownika - choroba, urlop, zasiłek, nadgodziny do zapłacenia itp.,
  •     obsługa załączników (możliwość podłączenia elektronicznych dokumentów, plików graficznych ze skanowanych dokumentów).

Struktura organizacyjna

  •     program umożliwia tworzenie struktury organizacyjnej firmy: struktura kadrowa, grupa płacowa, pracownicy,
  •     struktura kadrowa odwzorowuje działy w przedsiębiorstwie/firmie,
  •     grupy płacowe mogą tworzyć pracownicy różnych działów np. grupa specjalistów, grupa kierowników, grupa remontowo-montażowa itp.,
  •     do struktury organizacyjnej można przypisywać składniki wynagrodzenia takie jak: bony dla firmy, premia dla działu handlowego, itp.

KADRY

Program zapewnia pełną obsługę umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Pracownik może mieć dowolną ilość umów o pracę i umów cywilnoprawnych.

Umowy o pracę

  •     ewidencja zawartych z pracownikiem umów o pracę,
  •     definiowany bilans otwarcia dla pracowników (gdy ewidencja była prowadzona w innym programie lub „papierowo” należy wprowadzić dane początkowe do systemu),
  •     rejestracja aneksów do umowy, wypowiedzenia warunków umowy, wypowiedzenia umowy,
  •     przypisywanie do umowy składników wynagrodzenia, które określają parametry wynagrodzenia (płacę zasadniczą, stawkę za godzinę, dodatki, premie, potrącenia itp.),
  •     każdy składnik wynagrodzenia na umowie może mieć szczegółowo określone w jakich miesiącach ma obowiązywać i na jakich listach płatniczych będzie rozliczany.

Umowy cywilnoprawne

  •     ewidencja zawartych z pracownikiem umów o dzieło, umowy zlecenia, prawa autorskie, kontrakt menedżerski, dywidendy, czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, świadczenia emerytów – byłych pracowników, udział w organach stanowiących osób prawnych, zryczałtowane oraz inne źródła,
  •     przypisywanie do umowy składników wynagrodzenia, które określają jego kwotę rachunku, przysługujące mu dodatki, premie, potrącenia itp.,
  •     każdy składnik wynagrodzenia na umowie może mieć szczegółowo określone w jakich miesiącach ma obowiązywać.

Kalendarze

Program pozwala na efektywne zarządzanie kalendarzami. Kalendarz można definiować dla firmy i działów oraz tworzyć na ich podstawie indywidualne kalendarze pracownicze.

Kalendarze wzorcowe

  •     tworzenie kalendarzy wzorcowych dla firmy oraz działów,
  •     wypłaty i przelewy wynagrodzeń List płatniczych i rachunków przez moduł Finanse,
  •     dziedziczenie informacji o dniach z kalendarza innej kategorii np. z kalendarza firmy,
  •     generowanie kalendarza wzorcowego za pomocą szablonu, w którym jest zapisana informacja o dniu pracy, dniu wolnym od pracy. Dla dni pracy mogą być szczegółowo określone godziny pracy oraz liczba godzin do przepracowania.

Elektroniczna rejestracja czasu prac

  •     automatyczna i precyzyjna kontrola czasu pracy z wykorzystaniem kart zbliżeniowych,
  •     łatwe rozliczanie nieobecności i godzin nadliczbowych,
  •     możliwość rozbudowania o system kontroli dostępu,
  •     współpraca z urządzeniami wielu producentów m.in. PC Therm, BiBi,
  •     obsługa do 256 punktów kontroli czasu pracy i max. 1100 kart zbliżeniowych dla pracowników.

PŁACE

Program pozwala na ewidencje list umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Umożliwia wystawianie w miesiącu dowolnej ilości list płatniczych np. lista podstawowa, lista dodatkowa itp. Umożliwia przeliczanie archiwalnych realizacji za pomocą tych samych algorytmów, którymi został utworzony.

Listy płatnicze – umowy o pracę

  •     definiowane przez użytkownika rodzaje list płatniczych,
  •     tworzenie list płatniczych za pomocą wcześniej przygotowanego harmonogramu wypłat,
  •     automatyczne i ręczne dodawanie list płatniczych,
  •     możliwość umieszczania pracowników na wielu listach płatniczych,
  •     realizacja różnych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych np. płaca zasadnicza na liście podstawowej, premia na liście dodatkowej,
  •     kontrola i możliwość modyfikacji parametrów naliczeń składników wynagrodzenia w trakcie realizacji każdej listy płatniczej,
  •     możliwość ręcznego dodawania składników wynagrodzenia dla pojedynczej umowy w trakcie obliczeń,
  •     możliwość realizacji tych samych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych,
  •     możliwość ograniczenia kwotowego lub procentowego wysokości składników wynagrodzenia np. wypłata pracownikom połowy ich wynagrodzenia podstawowego lub dodatku,
  •     możliwość edycji i ponownego przeliczenia realizacji umowy.

Listy płatnicze – umowy cywilnoprawne

  •     definiowane przez użytkownika rodzaje list płatniczych,
  •     tworzenie list płatniczych za pomocą wcześniej przygotowanego harmonogramu wypłat,
  •     możliwość automatycznego i ręcznego dodawania list płatniczych,
  •     możliwość umieszczania pracowników na wielu listach płatniczych,
  •     kontrola i możliwość modyfikacji parametrów naliczeń składników wynagrodzenia w trakcie realizacji każdej listy płatniczej,
  •     możliwość ręcznego dodawania składników wynagrodzenia dla pojedynczej umowy w trakcie obliczeń,
  •     możliwość realizacji tych samych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych,
  •     możliwość ograniczenia kwotowego lub procentowego wysokości składników wynagrodzenia np. wypłata połowy wynagrodzenia podstawowego lub dodatku,
  •     możliwość edycji i ponownego przeliczenia rachunku do umowy.

Harmonogram wypłat (list płatniczych)

  •     program umożliwia tworzenie dowolnej ilości harmonogramów dla umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, na podstawie których automatyzowane jest tworzenie list miesięcznych,
  •     określenie rodzaju i sposobu określania daty wypłaty np. jak program ma się zachować jeśli dzień wypłaty przypadnie na dzień wolny od pracy,
  •     harmonogram kontroluje zmiany umów i aneksów uwzględniając je automatycznie podczas tworzenia listy płatniczej,
  •     program umożliwia dodawanie do harmonogramu wybranych umów.

Bilans otwarcia

  •     bilans otwarcia pozwala na wprowadzenie informacji potrzebnych do pełnego i prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia pracownikom,
  •     możliwość wprowadzania takich informacji jak: liczba godzin wykorzystanego urlopu wypoczynkowego; kwota podstawy do średniej urlopowej; liczba miesięcy do nagrody jubileuszowej; liczba miesięcy do stanu od innych pracodawców; znacznik, czy dany miesiąc wchodzi do średniej chorobowej; kwota podstawy do średniej chorobowej; liczba godzin przysługującego urlopu wypoczynkowego; dochód ze stosunku pracy; kwota podstawy oskładkowanej poza systemem,
  •     możliwość definicji własnego bilansu otwarcia lub dodania składników użytkownika do istniejącego bilansu otwarcia.

Składniki wynagrodzenia

  •     składniki wynagrodzenia określają warunki wynagrodzenia,
  •     możliwość obsługi dowolnego schematu wynagrodzenia w firmie,
  •     system zawiera predefiniowane składniki wynagrodzenia oraz umożliwia definiowanie własnych składników,
  •     możliwość przypisania składników do umowy z pracownikiem i również.do firmy, działu, grupy płacowej,
  •     możliwość przypisania składnika do rodzaju listy, a w konsekwencji rozliczania na wskazanych listach płatniczych np. płaca zasadnicza do listy podstawowej, premia do listy dodatkowej,
  •     występowanie w programie dwóch rodzajów składników: składniki inicjowane, którym możemy przypisywać wartości oraz składniki wyliczane, którym możemy przypisać formułę określającą sposób ich wyliczenia,
  •     różne wartości tego samego składnika wynagrodzenia w różnych okresach czasowych.

Schematy obliczeń płacowych

  •     w programie istnieją gotowe schematy do obliczeń wynagrodzenia dla umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej i schemat dla bilansu otwarcia,
  •     tworzenie własnych nowych schematów obliczeń płacowych i modyfikacja istniejących.

Znaczniki
Znaczniki określają w jaki sposób dany składnik ma być uwzględniany w trakcie obliczeń wynagrodzenia i obliczeń płacowych, podatków, ZUS.

 
Płatnik

  •     sporządzanie i przesyłanie do programu Płatnik miesięcznych raportów rozliczeniowych: RCA, RZA, RSA i DRA,
  •     import danych zgłoszeniowych ZUA, ZZA z programu Płatnika,
  •     eksport danych do Płatnika ZUA, ZZA.

e-Deklaracje

System RAKSSQL umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Warunkiem niezbędnym do wysłania deklaracji jest złożenie pod nią bezpiecznego podpisu elektronicznego. Użytkownik chcący korzystać z systemu  e-Deklaracji musi posiadać zestaw do obsługi takiego podpisu wraz z ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Utworzony dokument w module kadrowo-płacowym po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być przekazany on-line do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. Każda deklaracja wpływająca do systemu jest oznaczana unikalnym identyfikatorem. W oparciu o ten numer użytkownik może po pewnym czasie wysłać do systemu pytanie o status przetwarzania złożonej deklaracji. Jeśli deklaracja została zaakceptowana przez system, wystawiany jest elektroniczny dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru, który stanowi dowód złożenia deklaracji.
RAKSSQL umożliwia pełną elektroniczną obsługę następujących deklaracji:

  •     PIT-11,
  •     PIT-4R,
  •     PIT-40,
  •     PIT-8AR,
  •     PIT-R,
  •     PIT-8S.

Zestawienia

  •     program posiada wbudowany system generatora, który umożliwia tworzenie nowych i dostosowanie istniejących zestawień. System zawiera moduł deklaracji podatkowych,
  •     drukowanie umów o pracę, aneksów do umowy o pracę, świadectw pracy, wypowiedzenia umowy, wypowiedzenia warunków umowy,
  •     drukowanie umów zleceń oraz umów o dzieło a także listy wypłat z umów cywilnoprawnych, rachunków do umów cywilnoprawnych,
  •     drukowanie list płac,
  •     drukowanie karty podatkowej, karty wynagrodzeń oraz zestawienia składek ZUS za rok,
  •     drukowanie zestawienia wypłat z umów cywilnoprawnych,
  •     drukowanie ewidencji miesięcznej oraz rocznej czasu pracy,
  •     wystawianie oświadczenia PIT- 2, PIT 12,
  •     wystawianie deklaracji PIT 8A, PIT 4, PIT 40, PIT 11/8B, PIT 8S, PIT 8AR, PIT 4R, PIT R.

Finanse

  •     system umożliwia obsługę kasy, banku oraz pełną obsługę rozrachunków,
  •     tworzenie kwitów kasowych, zaliczek pracowniczych oraz raportów kasowych,
  •     tworzenie wyciągów bankowych oraz poleceń przelewu,
  •     obsługa bankowości elektronicznej np. MultiCash, Baset, VideoTEL Corporate Banking, HomeCash, Goniec lub CityDirect, NetBank, Click, Bresoc, MiniBank24, BusinessNet, CitybankOnline, Corporate Solo i inne.

Księgowość

  •     pełna integracja z systemem księgowym,
  •     automatyczne rozksięgowanie list płatniczych na podstawie wzorców księgowań.